Belegerfassung

Craken erfasst Belege auf drei Wegen — jeder davon landet im selben Eingangs-Topf und durchläuft anschließend dieselbe Pipeline.

Die drei Wege

E-Mail-Postfach (IMAP)

Das ist der Standardweg für viele Lieferanten — eine Sammeladresse (z. B. belege@kanzlei.de), die Craken im Hintergrund pollt. Jede neue E-Mail wird verarbeitet:

Anhänge (PDF, DOCX, ZIP-extrahiert XML) landen direkt in der Pipeline.
Download-Links im Mailtext (häufig bei Telekom, Vodafone) werden erkannt und automatisch heruntergeladen.
HTML-Mails ohne Anhang werden als unbekannt klassifiziert und zur Nachbearbeitung gestellt — Sie können daraus einen Beleg machen oder den Eintrag verwerfen.

Mehrere Postfächer (z. B. eines pro Mandant) sind möglich. Die Konfiguration erfolgt unter Konfiguration → Konnektoren → Postfächer (Details).

Web-Upload

In der UI können Sie:

Auf den Hochladen-Button im Tab Übersicht klicken — Datei-Dialog.
Eine PDF/DOCX-Datei in den Bereich Vorgänge per Drag & Drop fallen lassen.

Das Original wird wie bei E-Mail auch in MinIO unter dem Bucket inbox abgelegt — Object-Lock im COMPLIANCE-Modus, damit es nicht löschbar ist (GoBD §146 Abs. 4 / Unveränderlichkeit).

API / Konnektor

Aktuell verfügbar:

Self-hosted Mailserver-Konnektor — eingesetzt für die Hauptpipeline.

In Vorbereitung:

Amazon Business API — automatischer Belegabruf für Geschäftskonto-Bestellungen (Aufgabe #52 im Backlog).

Jeder neue Konnektor liefert seine Belege normalisiert an dieselben NATS-Subjekte; danach unterscheidet sich die Verarbeitung nicht mehr vom E-Mail-Weg.

Was passiert nach dem Eingang?

Sobald der Beleg in MinIO liegt, läuft die Pipeline asynchron weiter:

Mehr Detail zu den einzelnen Schritten: Prüfung (Review), Anomalien, Buchung & DATEV.

Häufige Fragen

Wie lange dauert es vom Eingang bis zur Anzeige in der UI?

Bei E-Mail: IMAP-Poll alle 30 Sek., danach 5–15 Sek. für die Pipeline. Beim Web-Upload: 5–15 Sek. nach dem Klick.

Werden Originale jemals gelöscht?

Nein. Originale liegen in MinIO mit Object-Lock im COMPLIANCE-Modus. Selbst Administratoren können sie nicht löschen — das ist Voraussetzung für die GoBD-Konformität. Was Sie in der UI “Löschen” nennen, ist immer ein “Verwerfen” (Status-Wechsel), nicht ein physisches Löschen.

Was passiert, wenn die OCR den Lieferanten nicht erkennt?

Der Beleg landet trotzdem in der Review-Queue — mit Hinweis, dass keine Lieferanten-Zuordnung erfolgt ist. Sie können den Lieferanten manuell anlegen oder einen bestehenden zuordnen; Craken merkt sich dann beim nächsten Beleg vom selben Absender den Match.

Übersicht Prüfung (Review)